Audit organisationnel
Réalisation d’un diagnostic d’organisation
Contexte :
Dans un établissement accueillant du public, on a souvent la tête dans le guidon au quotidien. Les urgences prennent rapidement le dessus et on n’a plus le recul nécessaire pour identifier ce qui marche et ce qui ne marche pas.
De quoi s'agit-il ? :
Le but d’un audit organisationnel RH et d’organisation des soins est de réaliser un diagnostic d’organisation et des dysfonctionnements éventuels.
- Faire une photographie globale, à un instant T, du fonctionnement
- Faire un pas de côté sur la situation RH : qui ? fait quoi ?
- Mener une réflexion sur l’organisation des soins efficiente
- Faire évoluer les pratiques
- Respecter le projet de vie des résidents
- Accroître la qualité professionnelle
- Contribuer à la démarche d’amélioration continue
Intérêt :
Les audits sont souvent perçus uniquement comme des dépenses, alors qu’ils sont en réalité de formidables investissements, qui vont contribuer à améliorer non seulement la performance économique et financière de l’établissement, mais aussi et surtout, le bien être des personnes qui y travaillent et qui y vivent.
Durée :
Selon la taille de la structure
Coût :
Selon la durée estimée
Accompagnement :
Modalités selon le rapport d’audit
Objectifs
L’audit organisationnel permet d’optimiser ses processus organisationnels et d’améliorer ses performances :
- Organisation des soins
- Le circuit du médicament
- L’organisation des différents repas
- Le circuit du traitement du linge
- La gestion des déchets
Méthodes
Le Centre AFH vous propose un accompagnement sur-mesure en fonction de vos attentes particulières, un accompagnement à la fois technique et participatif, pour faire de votre organisation un atout dans l’intérêt des résidents et des professionnels.
Organisation
Le Centre AFH rédige un rapport qui fait état des constats de l’audit organisationnel et compile :
- Les points forts de l’organisation actuelle
- Les dysfonctionnements qui freinent l’organisation
- Les pistes d’amélioration et d’actions possibles
Les préconisations et conseils émis par le Centre AFH sont documentés et adaptés au contexte de la résidence :
- L’actualisation des fiches de postes et fiches de tâches
- Un support à l’élaboration des plannings
- L’élaboration des protocoles organisationnels
- Un plan d’actions
- Un plan de formations
- Des programmes de formations sur mesure
La conduite du changement :
L’audit organisationnel permet de prendre conscience que la « photographie réalisée à l’instant T » risque de bousculer les habitudes de travail, remettre en question des pratiques, les modes de communication, les idées préconçues.
Il n’y a pas de transformation sans prise de risque nécessaire aux besoins d’adaptation des organisations à l’environnement et ses contraintes, ce qui suppose d’être en capacité de repenser ses processus de travail.
« Face au monde qui change, il vaut mieux penser les changements que changer les pansements », disait l’auteur et humoriste Francis Blanche.
Pour autant il s’agit d’être conscient que transformer des organisations sans se heurter à la moindre objection, quand bien même vous auriez pris soin de préparer votre nouveau projet et d’impliquer vos équipes, est un souhait et non une réalité.
Impossible de se lancer dans d’importants changements sans envisager un minimum d’accompagnement des professionnels, sans leur donner du temps pour prendre de la distance avec le quotidien et réfléchir aux nouvelles organisations à mettre en œuvre.
Une fois les organisations cibles déterminées, il s’agit à présent de les mettre en place. La conduite du changement est un long processus qui s’effectue par étapes, et cette étape de test doit retenir toute votre attention.
En effet les professionnels concernés ont besoin de temps pour intégrer ses transformations et changer leurs habitudes. Il va falloir gérer les insatisfactions, les frustrations et les doutes, tenir bon dans une période de test préalablement définie allant de 3 à 6 mois.
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